O que é outsourcing de impressão e como ele funciona nas empresas

Você já parou para pensar quanto tempo e dinheiro sua empresa pode estar desperdiçando com impressoras, toners, manutenção e papéis? Pois é. Foi exatamente isso que me levou a pesquisar sobre outsourcing de impressão — um termo que, à primeira vista, pode parecer técnico, mas que, na prática, representa uma das formas mais inteligentes de otimizar recursos dentro de uma organização.

Neste artigo, quero te mostrar de forma simples e direta o que é outsourcing de impressão, como ele funciona e quais os benefícios reais que pode trazer para empresas de todos os tamanhos. Vamos juntos?

O que é outsourcing de impressão?

Outsourcing de impressão é um modelo de terceirização em que uma empresa contrata outra especializada para gerenciar todo o parque de impressão corporativo — desde a instalação dos equipamentos, fornecimento de insumos (papel, toner, tinta), até a manutenção preventiva e corretiva das impressoras.

Ou seja, ao invés de investir em impressoras próprias, formar equipe técnica interna e comprar constantemente suprimentos, a empresa paga um valor fixo mensal ou por página impressa para que um parceiro cuide de tudo isso.

Como funciona o outsourcing de impressão na prática?

O processo geralmente segue estas etapas:

1. Diagnóstico Inicial
   A empresa fornecedora realiza um levantamento completo do ambiente atual de impressão: número de impressoras, volumes mensais, tipos de documentos e custos envolvidos.
   
2. Planejamento e Proposta
   Com base nas informações coletadas, é feito um plano personalizado com sugestões de melhorias, redução de equipamentos, centralização de impressões e projeção de economia.
   
3. Implantação do Sistema
   São instaladas impressoras modernas, softwares de controle, sistemas de autenticação de usuários e outros recursos voltados à segurança e eficiência.
   
4. Suporte e Monitoramento Contínuos
   A fornecedora fica responsável por acompanhar o funcionamento das impressoras em tempo real, fazer manutenções preventivas e garantir a reposição automática de suprimentos.
   
5. Relatórios Gerenciais
   O gestor da empresa passa a receber relatórios periódicos com indicadores como número de impressões por setor, falhas, custos, entre outros.
   

Quais os benefícios do outsourcing de impressão?

1. Redução de custos

Esse é o principal atrativo. Empresas que adotam o outsourcing de impressão relatam economias de até 30% a 50% nos gastos com impressões. Isso porque se elimina o desperdício, melhora o controle e evita custos ocultos com manutenção ou compra de equipamentos desnecessários.

2. Aumento de produtividade

Os colaboradores passam a ter à disposição impressoras modernas, com manutenção garantida, o que evita paradas, filas e frustrações no dia a dia. Além disso, o setor de TI deixa de perder tempo com questões relacionadas a impressoras.

3. Sustentabilidade

Com mais controle, há uma redução significativa no consumo de papel e suprimentos. Além disso, muitas empresas fornecedoras do serviço fazem o descarte correto dos cartuchos e toners, respeitando normas ambientais.

4. Segurança da informação

O uso de softwares de gestão de impressão permite limitar e rastrear o uso de impressoras por usuário, departamento ou projeto. É possível também configurar impressão segura, onde só se imprime com autenticação por senha ou crachá.

5. Atualização tecnológica constante

Como os equipamentos são fornecidos por contrato, a empresa pode sempre contar com máquinas novas, atualizadas, com alta performance e mais eficientes.

Tipos de outsourcing de impressão

Existem diferentes modalidades que podem se adaptar à realidade da sua empresa:

• Por página impressa: paga-se apenas pelo que é utilizado.
  
• Pacote fixo mensal: inclui uma franquia de páginas com valor fixo.
  
• Full service: inclui equipamentos, software, manutenção, suprimentos e suporte técnico.
  

Quais empresas podem contratar esse serviço?

Desde microempresas até grandes corporações podem se beneficiar. Inclusive, hospitais, escolas, escritórios de advocacia, agências de publicidade e órgãos públicos são alguns dos maiores usuários desse tipo de solução.

Saiba mais

Com base na seção "Pessoas também perguntam" do Google, separei as 10 dúvidas mais comuns sobre o tema:

1. O que está incluído no contrato de outsourcing de impressão?

Normalmente, inclui o fornecimento de equipamentos, insumos (toner, papel), suporte técnico, manutenção, software de controle e relatórios de uso.

2. Quanto custa o outsourcing de impressão?

O valor varia conforme o tipo de contrato, número de impressoras e volume de impressão. Pode partir de R$ 0,05 por página ou ser negociado em pacotes mensais.

3. É possível personalizar o serviço?

Sim. O serviço é moldado conforme as necessidades de cada empresa, seja no número de impressoras, softwares utilizados ou níveis de segurança.

4. Como funciona o suporte técnico?

O suporte é feito de forma remota e presencial, com equipes especializadas disponíveis para atuar rapidamente em caso de falhas ou necessidade de manutenção.

5. O serviço é indicado para empresas pequenas?

Sim! Pequenas empresas também se beneficiam do controle de gastos e da praticidade de terceirizar essa gestão.

6. Posso manter minhas impressoras atuais?

Em alguns casos sim, mas muitas vezes é mais vantajoso trocar por equipamentos novos, mais econômicos e compatíveis com os softwares de gestão.

7. E se uma impressora quebrar?

A fornecedora realiza a troca ou o conserto imediato, sem custo adicional, garantindo a continuidade do serviço.

8. Como saber se estou gastando demais com impressão?

A primeira etapa do serviço é justamente o diagnóstico, que identifica gargalos e desperdícios. Assim, é possível fazer comparativos reais de economia.

9. É possível controlar quem imprime e o quê?

Sim. Com o uso de softwares específicos, é possível limitar usuários, definir cotas e gerar relatórios detalhados de uso por setor ou pessoa.

10. Quais são os riscos desse tipo de terceirização?

Os riscos são mínimos, desde que a empresa contratada seja confiável. Um bom contrato garante segurança, suporte e continuidade do serviço.

Saiba mais:

• MFPrinter Soluções em Impressão e Tecnologia
• Mfprinter

Espero que o conteúdo sobre O que é outsourcing de impressão e como ele funciona nas empresas tenha sido de grande valia, separamos para você outros tão bom quanto na categoria Cotidiano