O que é e como fazer a gestão de atividades nas empresas?

Fazer uma boa gestão de atividades nas empresas pode ser um grande desafio, principalmente se o seu negócio não teve este cuidado desde o início.

Gerenciar tarefas é um desafio constante, e deve estar no manual do empreendedor de qualquer nicho de mercado. Essa prática traz consigo grandes benefícios como um aumento na produtividade e qualidade para os serviços prestados.

Mas, e se eu não tiver tomado esse cuidado lá no início e minha empresa estiver precisando começar a organizar isso do zero?

É possível reestruturar toda a gestão de atividades nas empresas?

Como posso melhorar a minha gestão de atividades? Existem ferramentas para isso?

Para responder essas e outras perguntas escrevemos este post ideal para quem quer empreender ou já empreende, mas deseja melhores resultados. Você verá aqui tudo o que precisa saber sobre gestão de atividades nas empresas.

O que é gestão de atividades nas empresas?

Vamos começar pelo básico, que é entender um pouco mais sobre o que é gestão de atividades nas empresas.

A gestão de atividades busca organizar, controlar e melhorar todas as tarefas envolvidas no dia a dia da empresa.

Esse trabalho de gestão é primordial para a eficiência de sua empresa e a busca constante por isso deve fazer parte do comportamento de um empreendedor que deseja sucesso. Quanto mais organizado seus processos menores serão as falhas que sua equipe encontrará.

Problemas como trabalho duplicado, refação, atrasos, tudo isso e muito mais é resultado de um ambiente de trabalho desorganizado.

Como posso realizar uma boa gestão de atividades?

Para fazer uma boa gestão de atividades nas empresas é preciso que você conheça cada tarefa e processo envolvido no dia a dia da organização.

Uma forma de começar a criar uma gestão de atividades é conhecer as funções e processos existentes em cada departamento, setor ou até mesmo pessoas, e como esses processos se relacionam uns com os outros.

Por exemplo, em uma agência de publicidade, o setor de vendas acabou de fechar um contrato. O que deve ser feito em seguida?

  • Esse contrato precisa ir para quem? 
  • Quem vai ficar por conta de distribuir as tarefas deste contrato?
  • Quanto tempo cada departamento terá para concluir cada um dos produtos vendidos?
  • Depois de pronto, quem deve fazer a aprovação?
  • Quais são as pessoas envolvidas em cada um destes processos?

Como você pode ver neste pequeno exemplo, será preciso separar as atividades por departamentos, conhecer suas funções e entender como algumas dessas funções impactam ou dependem de outras pessoas ou setores.

Quanto mais claro forem as funções dos departamentos e de cada colaborador, mais fácil será para sua equipe saber como lidar com qualquer que seja a situação.

É claro que montar uma estrutura que faz todo esse gerenciamento e acompanhamento pode não ser tão simples assim. E por isso mesmo que as empresas buscam recursos externos para auxiliá-los.

Principais ferramentas para gestão de atividades

Hoje em dia é muito comum, e quase imprescindível que uma empresa contrate alguma ferramenta para ajudar na gestão de suas atividades. Você já deve inclusive conhecer algumas destas ferramentas que vamos apresentar aqui. E não é para menos. Elas realmente podem tornar sua empresa bem mais eficiente.

Separamos aqui 3 das principais ferramentas usadas atualmente pelas empresas:

  1. Trello
  2. Runrun.it
  3. Monday.com

Vamos conhecer um pouco sobre cada uma delas.

1. Trello

O Trello é uma das ferramentas mais conhecidas para ajudar na gestão de atividades nas empresas.

O Trello trabalha com quadros que indicam em qual fase uma atividade se encontra. Com estes quadros você pode designar responsáveis, deadlines e ajustar facilmente cada projeto de acordo com o seu andamento.

Considere um projeto “x” para o qual você precisa de 4 quadros: planejamento, criação, aprovação, aprovado.

Com isso você adiciona um “card” no planejamento para que os responsáveis por essa fase possam fazer o seu trabalho. 

Assim que eles fizerem eles irão arrastar este card para a próxima fase, a de criação. 

Dessa forma, o responsável pela criação fará o seu trabalho e passará adiante. Assim sucessivamente até que o card chegue a aprovação.

Simples, não é mesmo? Entenda melhor como o Trello funciona, no vídeo abaixo.

2. Runrun.it

A Runrun.it é uma empresa brasileira que também trabalha para ajudar sua empresa a gerir suas atividades e tarefas.

Sua interface também é bem intuitiva como o Trello, e possui um grande diferencial de produzir relatórios sobre prazos, custos e desempenho de projetos e profissionais envolvidos.

Com ele é possível que você estipule, inclusive, níveis hierárquicos em sua equipe e acompanhe facilmente como está o andamento dos processos em sua empresa.

3. Monday.com

O Monday.com é outra ferramenta bem completa disponível no mercado. Com ela é possível que você gerencie atividades, projetos, clientes e muito mais.

Apesar de ser uma ferramenta bem completa, sua interface é bem simples e intuitiva de trabalhar, permitindo que você adicione diversos elementos personalizáveis facilitando a leitura e acompanhamento das tarefas.

Além disso ela tem uma ótima integração com diversas ferramentas como Google Drive, Dropbox, Microsoft Excel e até mesmo com o Trello.

Pronto para fazer a melhor gestão de atividades em sua empresa?

Agora que você aprendeu um pouco mais sobre gestão de atividades nas empresas é hora de colocar a mão na massa e começar a organizar a sua.

No início pode ser sim, bem trabalhoso criar todo o workflow dos processos envolvidos em cada uma das atividades que sua empresa realiza, mas depois você verá como tudo ficará muito mais organizado e eficiente.

Como você pôde ver, existem diversas ferramentas para te auxiliar neste trabalho, inclusive gratuitas. Portanto, não há desculpas para não usá-las.
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